Organizarea, epicentrul business-ului

Primul sentiment pe care îl încerc atunci când mă pregătesc de un proiect este că urmează să plec la război. Dar, nu te speria, în business armele sunt transparente: deschiderea, profesionalismul, auto-perfecționarea și concentrarea pe reușită.

Din arsenalul de care dispui este nevoie să alegi o armă cu rol de avangardă, cu care să deschizi ofensiva. Experiența mea arată că este necesar să începi prin Organizarea strategică în detaliu. Altfel, riști să te poticnești în etape, să pierzi resurse inutil, să trebuiască să o iei de la capăt. Și nu, Organizarea strategică în detaliu nu este același lucru cu managementul timpului, cum ar fi unii tentați să creadă. Nicidecum. Aici vorbim despre ceea ce trebuie să ai în plan înainte să planifici temporal toate acțiunile. Despre factorul „ce”, nu despre factorul „când”.

Cel mai greu după clarificarea obiectivelor este detalierea acțiunilor necesare și detașarea acestora de tot ce îți trece prin cap. Vă spun asta din experiența practică a celor 30 de ani de organizare, planificare și leadership.

Eu am fost mereu atrasă de partea de organizare a echipelor, de alocare a resurselor în funcție de proiect, de planificarea a ceea ce aveam de făcut. Aceasta pentru că am considerat că disciplina te ajută să fii mai eficient și îți amplifică șansele de reușită. De aceea, consider că merită să te pregătești cât poți tu de bine înainte de a începe un proiect. Iată cum:

  1. În primul și în primul rând, gândește și planifică ofensiv. Curajul este un atu important dacă vrei să ajungi unde trebuie. Conjunctura actuală de business nu mai permite abordarea în expectativă, tu trebuie să descoperi, să cauți, să găsești, să acționezi. Nu e o schemă cu nume complicat, este o adaptare la mediul modern. Nu te aștepta ca cineva să vină și să te împingă la acțiune și să fie atent la ceas în locul tău. E formula nescrisă a vitezei cu care oportunitățile și prioritățile trebuie activate în beneficiul nostru și, implicit, al echipei pe care o coordonăm.
  2. Adună toată informația de care ai nevoie, de care crezi că ai nevoie și de care nu știi sigur dacă ai nevoie pentru că s-ar putea să ai, la un moment dat. Niciodată nu poți spune că știi prea mult despre domeniul tău. Bineînțeles, este vorba despre informația pe care ți-o permiți.
  3. Ia un creion și o hârtie sau așază-te la tastatură și concepe-ți schema logică a proiectului. Vei vedea că e mai simplu decât te aștepți.

Indiferent de proiect, sunt 10 întrebări primare fundamentale:

  1. Cine este beneficiarul direct al proiectului și de ce are nevoie de proiect?
  2. Care este obiectivul proiectului, ce urmăresc să îndeplinesc cu acest proiect?
  3. Cui îi este adresat rezultatul proiectului, care este descrierea publicului acestuia?
  4. Proiectul meu are și o latură cantitativă (de exemplu am un volum de produs de vândut, de distribuit, este un număr stabilit de persoane care trebuie să afle știrea, există un număr minim de produse în portofoliu, trebuie să asigur producția unui volum de…, trebuie să atrag un număr de x angajați, etc). Dacă da, care sunt cele 3 cel mai important de realizat?
  5. Care este aportul pozitiv al proiectului (de exemplu, produsele noi de plasat în piață funcționează mai bine cu baterii electrice, noul portofoliu este pliat pe cererea rezultată în urma studiilor, angajații care participă la training capătă aptitudini mai bune de comunicare etc.)
  6. Care este limita de timp pe care mă pot întinde cu rezolvarea?
  7. Ce am la îndemână și ce îmi mai trebuie ca să rezolv proiectul? Cum fac rost de ce îmi mai trebuie? Am rezerve?
  8. Care sunt riscurile ce pot apărea? Pot elimina sau ocoli fiecare risc și dacă da, cum?
  9. Cine mă poate ajuta și cine mă poate împiedica să duc la final proiectul? Care sunt beneficiarii indirecți și cum mă pot ajuta de asta?
  10. Care este câștigul meu profesional și personal (nu neapărat material) din acest proiect?

Organizarea strategică în detaliu îți oferă câteva beneficii:

  • Ai o vedere de ansamblu a timpului necesar pentru întregul proiect și o sinteză detaliată a proceselor cu alocare clară de resurse, estimare de rezultate și descoperirea evenimentelor perturbatoare posibile (riscuri).
  • Descoperi care este potențialul tău de a-ți atrage publicul direct și indirect, poți să îți stabilești publicul țintă central și să conturezi și tipologii suplimentare.
  • Trasezi elementele de atac – confruntare și știi când să le acorzi atenție în funcție de intensitatea cu care apar și de motivul apariției lor.
  • Te pregătești să ai răspuns la fiecare situație posibilă prin crearea diverselor scenarii – risc – oportunități. Cu alte cuvinte: știi ce îți trebuie, când îți trebuie și pentru ce îți trebuie.

În funcție de toată această analiză, poți începe ordinea cronologică a etapelor, respectiv abia acum putem vorbi despre acel management al timpului despre care ai citit și poți programa totul pe zile, ore sau chiar minute.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s